Managementul documentelor într-o companie nu mai este o problemă critică datorită SIVADOC, soluția dezvoltată de Software Imagination & Vision (SIMAVI).

Potrivit companiilor de cercetare, 80% dintre angajați consumă în medie 30 de minute pe zi căutând informații, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult recreând documente care există deja. Prin folosirea unei soluții informatizate de management al documentelor, gradul de îmbunătățire a activității creste cu cel puțin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la… câteva ore.

Experiența companiei românești de IT Software Imagination & Vision (SIMAVI) de implementare a propriei soluții de management al documentelor SIVADOC în diverse tipuri de organizații a evidențiat o reducere a timpului de comunicare în medie cu 70-80%, precum și o diminuare consistentă a timpului cheltuit cu realizarea diverselor rapoarte de activitate.

SIVADOC rezolvă problemele critice ale companiilor privind arhivarea electronică, workflow-ul, indexarea, căutarea, securitatea, administrarea și integrarea documentelor.

SIVADOC oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat. Reunind funcţionalităţi complexe, SIVADOC normează, într-un mod ordonat şi controlat, monitorizarea, securitatea, circulaţia şi arhivarea tuturor documentelor din activităţile curente ale organizaţiilor.

Produsul SIVADOC include ca parte integrată: server de aplicații, motor de fluxuri de lucru conform standardului BPMN 2, motor de reguli și decizii, modul de securitate și SSO.

Prin intermediul SIVADOC, toate informaţiile sunt accesibile direct din sistemul informatic, oferindu-se inclusiv facilităţi de sintetizare a informaţiei.

Implementarea SIVADOC la nivelul organizaţiei va conduce la creşterea calităţii procesării documentelor, la reducerea arhivei fizice de documente şi a spaţiului de stocare a acesteia.

Beneficiarii direcţi ai îmbunătăţirii fluxurilor interne de comunicare a informaţiilor vor fi în egală măsură organizaţia în sine, prin creşterea eficienţei operaţionale şi scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar şi clienţii acesteia, care vor fi beneficiarii unor servicii mai eficiente şi a unei comunicări mai bune.

Facilităţi

• Managementul documentelor
• Arhivarea documentelor
• Generarea documentelor în formate standardizate
• Regăsirea facilă a documentelor
• Integrarea cu sisteme de mesagerie electronică (e-mail) şi sisteme de management al mesajelor fax
• Integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows
• Managementul fluxurilor de lucru şi urmărirea activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei
• Mecanisme de asigurare a securităţii accesului la informaţii
• Mecanisme de administrare
• Flexibilitate

Beneficiarii soluţiei SIVADOC includ companii românești de referinţă din diferite sectoare economice:

• Şantierul Naval Vard Tulcea
• Icepronav Galați
• C. GRIRO S.A.
• Banca Transilvania S.A.
• BRD Groupe Société Générale.

HS Timber Group a făcut din prelucrarea sustenabilă a lemnului un standard internațional în materie.

Spre exemplu, tehnologiile de vârf dezvoltate au făcut ca fabrica din Comănești, din județul Bacău, HS Baco Panels, să devină cea mai mare fabrică de panel într-un singur loc din lume. În lanțul de producție de la Comănești, eficiența a fost mereu o prioritate. Cu o investiție de 35 de milioane de euro și 14 ani în care s-a dezvoltat continuu, fabrica și-a triplat capacitatea de producție și și-a dublat forța de muncă.

Aici nu se pierde nimic din cheresteaua care intră pe poarta fabricii. Chiar dacă lemnul de calitate inferioară nu ar putea fi valorificat în alte locuri, acesta se transformă la Comănești în materiale folosite în industria mobilei, a designului interior sau a construcțiilor.

Un alt exemplu al tehnologiilor de vârf de la HS Timber Group, îl reprezintă și Timflow, sistemul de trasabilitate prin GPS, implementat în 2017 ca parte a planului de acțiune pentru un lanț de aprovizionare sigur și sustenabil.

Cu ajutorul acestuia, compania se asigură că toate transporturile îndeplinesc cerințele Sistemului Due Diligence. Astfel, lemnul nu provine din Parcuri Naționale sau din alte arii protejate. Anul trecut, sistemul Timflow a înregistrat 24.000 de transporturi.

Despre utilitatea acestuia în țara noastră, Adrian Lucan, managerul Departamentului de Control și Certificare a Lanțului de Aprovizionare la HS Timber, explică: „Timflow a pus bazele pentru urmărirea eficientă a lemnului și suntem mândri că această soluție are succes în România. Transparența crește încrederea, în special în țările cu risc ridicat.”

Un alt pilon pe care HS Timber Group se axează prin intermediul tehnologiilor folosite îl reprezintă producerea energiei verzi. În acest sens, parcul fotovoltaic de la fabrica de panel HS Baco Panels din Comănești este exemplul perfect al implicării în eficiență energetică.

„Este foarte important pentru întreg lanțul nostru de producție să utilizăm eficient energia si resursele cu care lucrăm. Ca să ne atingem țintele în materie de sustenabilitate, investim în unitățile noastre de producție utilaje, echipamente și vehicule de ultimă generație,” spune directorul HS Baco Panels, Alexandru Agache.

Prin investiții constante în echipamente, utilaje și oameni, HS Timber Group a reușit să facă o schimbare reală în comunitățile în care activează și să contribuie într-un mod sănătos la dezvoltarea industriei de prelucrare a lemnului.

Gestionarea documentelor generează cel mai mare efort de operare manuală într-o instituție. De aceea, companiile caută soluții pentru procesul de digitalizare, iar un sistem informatic integrat de tip ERP (Enterprise Resource Planning) performant este o soluție ușor de integrat și cu rezultate imediate.

SVAP2025 este cel mai nou ERP românesc performant, lansat de Software Imagination & Vision, compania autohtonă de IT cu proiecte la Comisia Europeană. Este un sistem informatic integrat care permite arhitectura cloud și care poate gestiona și integra rapid toate activitățile financiare ale companiei, furnizorii, lanțul de aprovizionare, operațiunile, clienții, angajații.

Prin introducerea componentei de digitalizare ROBOSVAP, ce conține pachetul de Roboți-asistenți©, economia de resurse este semnificativă.

Roboții-asistenți reușesc o economie de timp de 94%, prin automatizarea operațiunilor cu furnizorii, și de 90%, prin automatizarea extraselor bancare.

Componenta ROBOSVAP, cu Roboții-asistenți, se poate implementa pe orice soluție ERP.

DEMO Roboti-Asistenti

Datorită complexității și numărului de caracteristici disponibile ale unui software ERP, acesta a fost adoptat în mod tradițional de către marile corporații, dar ultimii ani au dovedit că un ERP este util chiar și întreprinderilor mici și mijlocii (IMM-uri).

SVAP2025 este un produs informatic integrat modern, ce înglobează funcționalitățile SIVECO Applications (un ERP folosit de sute de companii românești), care a primit îmbunătățiri semnificative, în pas cu legislația actuală și nevoile curente ale companiilor.

SVAP2025 are noi funcționalități pentru sporirea securității și a controlului utilizatorilor; interfață îmbunătățită și rapoarte noi; functionalități noi aferente componentelor de business, cum ar fi ordinul de plată multiplu electronic sau modulul nou pentru inventariere ce are posibilitatea utilizării codurilor de bare/QR. Conține actualizări impuse de noua legislație (bilanț și anexe, declarații fiscale precum D300, D390, D394, D112 sau noua raportare SAF-T).

Componenta de digitalizare ROBOSVAP, ce include pachetul de Roboți-asistenți, are următoarele caracteristici:

• Sunt dezvoltați pe platforma UiPath;
• Realizează activități de extragere și prelucrare a datelor din facturi, extrase bancare, foi de pontaj, formulare, cereri, avize deplasare teren etc;
• Realizează introducerea automată în interfața sistemului ERP a datelor extrase.

Puteți vedea Roboții-asistenți la lucru aici.

„Beneficiile noului ERP SVAP2025 sunt vizibile imediat în economia unei companii. Odată cu digitalizarea și eficientizarea proceselor operaționale, clienții noștri primesc informații și analize despre componentele de business în timp real, deci implicit pot opera reducerea costurilor operaționale”, precizează Lăcrămioara Bârseti, Director Departament Dezvoltare.

Despre SIMAVI

Compania Software Imagination & Vision (SIMAVI) este specializată în implementarea de proiecte informatice complexe de digitalizare. Portofoliul SIMAVI cuprinde soluții informatice care acoperă întregul spectru de nevoi al oricărei organizatii, fie aparţinând managementului privat, fie aparţinând managementului public. Pe lângă SVAP2025, integratorul român oferă și alte soluții:

• DMS (Document Management System) – Aplicația software pentru managementul documentelor şi fluxurilor de lucru SIVADOC;
• ArhivManager – Aplicația software pentru gestiunea electronică a procesului de arhivare;
• eLearning – Platforme de instruire și cursuri digitale în format multimedia;
• GIS – Sistemul Informațional Geografic SIVGIS;
• Portal -pentru interacțiunea cu comunitățile.

Mai multe pe https://simavi.ro. Puteți contacta un consultant în soluții integrate marca SIMAVI la [email protected].